1. Rekisterinpitäjä

Suomen Vakuusrahoitus Oy
Y: 2374214-6
PL 151, 70101 Kuopio
puh. 020 755 1539
info@vakuus.fi

2. Rekisterin nimi

Vakuusrekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa sekä vireillä olevien, että päättyneiden asioiden käsittelyn seuranta ja hallinta, sekä takuuvuokratoimenpiteistä päättäminen. Järjestelmään rekisteröidään vuokralaisen, välittäjän ja vuokranantajan tiedot. Rekisteriin tallennetaan vain asian hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot. Järjestelmään kuuluu myös takuuvuokran palauttaminen vuokralaiselle sopimuksen päättymisen jälkeen ja sopimusrikkomistapauksissa takaussitoumuksen mukainen korvauksen suoritus vuokranantajalle.

Rekisterin tarkoituksena on myös mahdollistaa kuluttaja- ja yksityisvelallisten henkilötietojen tallentaminen takuuvuokran takaisin perintää varten. Henkilötietoja ei luovuteta suoraan velkojille vaan henkilöluottotietojen tallentaminen Suomen Vakuusrahoitus Oy:n tietokantaan mahdollistaa sen, että voimme siirtää velan perintätoimistolle.

4. Rekisterin tietosisältö

Vuokranantaja (yksityinen):

Henkilön nimi, henkilötunnus, osoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköposti.

Vuokranantaja (yritys):

Sopimuksen allekirjoittajan ja yrityksen nimi, henkilö- ja/tai y-tunnus, osoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköposti.

Välittäjä:

Sopimuksen allekirjoittajan ja yrityksen nimi, henkilö- ja/tai y-tunnus, osoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköposti.

Vuokralainen (asuinhuoneisto):

Henkilön nimi, henkilötunnus, osoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköposti.

Vuokralainen (toimitila):

Sopimuksen allekirjoittajan ja yrityksen nimi, henkilö- ja/tai y-tunnus, osoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköposti.

Takaaja:

Henkilön nimi, henkilötunnus, osoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköposti.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Vuokravakuutta ja vuokralaista koskevia tietoja saadaan vuokranantajalta, luottorekisterinpitäjältä, numero- ja yhteystietopalvelusta, osoitepalvelusta ja väestötietojärjestelmästä. Henkilöluottotietoja hankitaan Bisnode Finland Oy:n ja Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietokannoista.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan luovuttaa perintätoimistolle asian käsittelyn yhteydessä ja täytäntöönpanotoimenpiteitä varten. Luovutukset perusteena on edellä mainituissa tilanteissa toimeksiantajan kanssa tehty sopimus luovuttaa hänen puolesta tietoja. Luovutus tapahtuu joko manuaalisesti kirjeiden välityksellä tai sähköisesti. Toimeksiantajan tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta edelleen.

Henkilöluottotietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja ei luovuteta myöskään Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)

Lähtökohtaisesti manuaalista aineistoa ei kerry, mutta näin tapahtuessa kaikki manuaalinen aineisto säilytetään yrityksen lukitussa tilassa, johon vain määrätyillä henkilöillä on pääsyoikeus.

B. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)

Rekisteriä käyttävät vakuusasioita hoitavat henkilöt. Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttöoikeutta. Rekisterinkäyttäjää sitoo vaitiolovelvollisuus myös käyttöoikeuden päättymisen jälkeen.

Osa rekisteriin sisältyvistä tiedoista on julkisia ja saatavissa julkisista asiakirjoista, muutoin tiedot ovat luottamuksellisia. Henkilötunnusta käytetään niissä asiakirjoissa, joissa asiaa käsittelevät viranomaiset sitä edellyttävät. Tulos- ja toimintakertomuksia yms. varten järjestelmästä on saatavilla tilastotietoja, jotka eivät sisällä henkilötietoja. ATK-järjestelmä on lukitussa tilassa. Yrityksen toimitilassa on valvonta- ja hälytysjärjestelmä. ATK-järjestelmä on suojattu ulkopuolisilta. Rekisterin käyttäminen edellyttää käyttöoikeutta. Rekisteriä on mahdollisuus käyttää vain työpaikalla. Järjestelmästä otetaan säännöllisin aikavälein varmuuskopiot.

8. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella:

Suomen Vakuusrahoitus Oy
PL 151
70101 KUOPIO